Cách đóng dấu và chữ ký những điều có thể bạn chưa biết
Việc sử dụng con dấu và chữ ký trên văn bản của công ty như thế nào? Đây là câu hỏi của rất nhiều bạn mới ra trường khi các bạn chưa tiếp xúc nhiều gây ra nhiều lúng túng trong quá trình làm việc, vậy con dấu và chữ ký dùng để làm gì? Cách đóng dấu và chữ ký như thế nào? Trong bài viết này Học Viện Kế Toán Việt Nam sẽ chia sẻ với các bạn chi tiết như sau:
1. Con dấu là gì?
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Căn cứ:
Trước ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu phải tuân theo Luật doanh nghiệp 2005, – hình thức và nội dung con dấu phải theo quy định của Chính phủ (Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA)
Từ 01/7/2015, việc sử dụng con dấu thực hiện theo Luật doanh nghiệp 2014 – hình thức và nội dung, số lượng con dấu do doanh nghiệp tự quyết định nhưng phải đảm bảo các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
Lưu ý:
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Các hình thức đóng dấu trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp có 4 cách đóng dấu (hình thức đóng dấu) mỗi hình thức có cách sử dụng khác nhau:
– Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký.
– Đóng dấu treo: Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị (Bạn là kế toán bạn có thể gặp trường hợp này khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn).
– Đóng dấu giáp lai: bản thân chữ giáp lai đã nói lên cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung. Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu. (Ví dụ: Khi bạn bán hàng hóa kèm theo bảng kê do lượng mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn. Trường hợp này bạn cần đóng dấu giáp lai lên hóa đơn và các tờ của bảng kê hàng hóa)
– Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh: đóng dấu lên dòng, hoặc chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh.
Trong 4 cách đóng dấu trên thì 3 cách đầu là phổ biến nhất, tuy nhiên thì hầu hết các bạn nếu là sinh viên, hay mới ra trường thì chỉ biết mỗi cách đóng dấu thứ nhất. Bạn hãy cập nhật ngay.
Ngoài những hình thức đóng dấu trên thì hiện nay còn có nhiều hình thức khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Đã thu tiền”, dấu “chữ ký”… Những cách đóng dấu này thì không được nhà nước quản lý và hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng nên tìm hiểu xem nó được sử dụng trong những trường hợp nào nhé.
Dấu địa chỉ
3. Cách đóng dấu
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Cách đóng dấu tròn cơ quan, tổ chức
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
4. Quản lý và sử dụng con dấu
Căn cứ (Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư)
Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
5. Chữ ký
– Ký nháy: là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản. Việc ký ở cuối dòng/đoạn/trang văn bản nhằm mục đích chốt và xác nhận các nội dung ở dòng/đoạn/trang văn bản. Ký nháy ở cuối văn bản khi trình lên cấp có thẩm quyền ký cuối cùng là thể hiện người có trách nhiệm soạn thảo/kiểm tra văn bản đã thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thực hiện trước cấp trên. Khi đó người ta thường ký một chữ ký tắt nhỏ ở dòng cuối cùng của văn bản.
– Ký chính thức: là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hơp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh (nếu có), dấu đơn vị (nếu có hoặc cần thiết).
Lời kết:
Những nội dung trên không chỉ dành riêng cho văn thư, bởi không phải công ty nào cũng có văn thư. Bạn làm kế toán, nhiều khi bạn phải kiêm hết mọi việc, từ việc soạn văn bản, đến đóng dấu và lưu trữ văn bản. Do vậy bạn cần nắm rõ và thực hiện đúng quy định về cách đóng dấu nêu trên. Bạn cũng cần tìm hiểu thêm về cách thức soạn thảo một văn bản (công văn, quyết định, thông báo, biên bản, giấy mời, giấy giới thiệu…) làm sao cho đúng quy định. Để thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn cũng như doanh nghiệp bạn.